Naar hoofdinhoud gaan

Verwerking van (persoons-)gegevens door de verantwoordelijke voor de online sollicitatieprocedure

Privacy Statement Protinus IT

Dit is het privacy statement van Protinus IT B.V., gevestigd aan de Waterveste 1 3992 DB te Houten.

Dit privacy statement is als volgt opgebouwd:

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
  2. Verwerkt Protinus IT ook bijzondere persoonsgegevens?
  3. Met welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens
  4. Hoe beschermen wij uw privacy?
  5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
  6. Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden
  7. Uw privacy rechten
  8. Het gebruik van cookies
  9. Contactgegevens
  10. Wijzigingen in onze privacy statement
  11. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Protinus IT kan persoonsgegevens verwerken doordat u gebruikt maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier aan ons heeft verstrekt. Door gebruik te maken van deze diensten stemt u in met de verwerking van uw persoonsgegevens. Protinus IT kan, afhankelijk van onze dienstverlening in relatie tot u, de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E–mailadres
  • IP-adres
  • CV gegevens en motivatiebrief (sollicitanten)
  • Inloggegevens portal (in van toepassing)

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering, anders dan is vermeld in ons cookiestatement.


2.    Verwerkt Protinus IT ook bijzondere persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die door hun aard bijzonder gevoelig zijn, worden bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze krijgen extra bescherming in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvatting en religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging blijkt.Ook de gegevens over iemand zijn of haar gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, genetische gegevens en biometrische gegevens.

Protinus IT verwerkt als verwerkersverantwoordelijke geen bijzondere persoonsgegevens. Wel kan het zo zijn dat Protinus IT bijzondere persoonsgegevens verwerkt als verwerker van gegevens van haar klanten (de verwerkingsverantwoordelijken). Indien dat het geval is, dan is dat specifiek opgenomen in de verwerkersovereenkomst met de betreffende klant.


3.    Met welk doel verwerken wij uw gegevens?

Protinus IT kan uw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Om u te informeren over onze producten en diensten;
Voor het afhandelen van betalingen;
Om goederen en diensten bij u af te leveren;
Om onze diensten te kunnen uitvoeren, optimaliseren en te ontwikkelen;
Een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te verwerken en te bewaren;
Om de overeenkomst met u of uw organisatie te kunnen uitvoeren;
In het kader van (direct) marketing activiteiten en bezoek van onze website;
Om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen.

Indien wij uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, dan hanteren wij daarvoor één van de volgende grondslagen:

Toestemming: U heeft toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;

Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent;

Wettelijke plicht: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;

Gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.


4.    Hoe beschermen wij uw privacy?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en hebben passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en of ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Daarom zijn onze systemen en programma’s beveiligd. In het kader van informatiebeveiliging zijn wij tevens ISO 27001 gecertificeerd. Er zijn maatregelen getroffen en procedures ingesteld om ervoor te zorgen dat personen die niet bevoegd zijn, geen toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Daarnaast hebben al onze medewerkers een geheimhoudingsplicht.

Indien u een vermoeden heeft dat er misbruik is gemaakt van uw persoonsgegevens die wij verwerken, neem dan contact met ons op. Onze contactgegevens kunt u vinden in hoofdstuk 9.


5.    Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking (artikel 5, eerste lid, sub e, van de AVG). Daarna zullen wij deze persoonsgegevens verwijderen, tenzij wij een wettelijke plicht hebben om deze persoonsgegevens te bewaren. Op verzoek kunnen wij u nadere informatie verstrekken over de bewaartermijnen die gehanteerd worden.


6.    Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden en ontvangers

Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.


7.    Uw privacy rechten

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken dan heeft u als betrokkene bepaalde rechten:

Recht op inzage. U kunt ons een verzoek tot inzage doen. Wij zullen u dan inzage geven in persoonsgegevens die wij u verwerken en daarvan een kopie verstrekken.

Recht op vergetelheid. U kunt ons verzoek doen inzake het recht om ‘vergeten’ te worden. Indien wij geen geldige grondslag (meer) hebben (bijvoorbeeld een eventuele bewaarplicht) om uw gegevens te verwerken, dan zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen.

Recht op rectificatie en aanvulling. U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten wijzigen indien deze gegevens niet juist zijn.

Het recht op dataportabiliteit. U heeft het recht om persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij.

Het recht op beperking van de verwerking: U heeft onder bepaalde omstandigheden het recht om (tijdelijk) minder persoonsgegevens van u door ons te laten verwerken.

Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. U heeft het recht om bezwaar te maken indien u het niet eens met de persoonsgegevens die wij van u verwerken of op de wijze waarop wij deze verwerken.

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor de wijze waarop u een klacht kunt indienen kunt het beste de website van Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen.


8.    Het gebruik van cookies

Protinus IT maakt gebruik van:

Javascripts: deze zorgen ervoor dat uw browser informatie kan verzamelen. Deze informatie wordt vervolgens omgezet in;

Cookies: dit zijn kleine bestanden met informatie over (o.a.) uw surfgedrag die bij het eerste bezoek aan onze website worden opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Er zijn drie soorten cookies, namelijk “functionele cookies”, “analytics” en “tracking cookies”.

Functionele cookies zorgen ervoor dat onze website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen worden onthouden. Daarnaast verzamelen wij statistieken (analytics) van de gebruikers van onze website. Die informatie gebruiken wij om onze website blijvend te verbeteren. Als laatste plaatsen wij ook cookies die uw surfgedrag bijhouden (tracking cookies), zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

Bij uw eerste bezoek aan onze website informeren wij u over deze cookies en heeft u de mogelijkheid deze te accepteren of niet. Als u ervoor kiest cookies niet te accepteren kunt u mogelijk niet volledig gebruik maken van onze website. Daarnaast kunt u cookies ook verwijderen via de instellingen van uw browser.


9.    Contactgegevens

Voor vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens door Protinus IT, kunt u terecht bij onze security officer:

Bram van Oss

Email: b.vanoss@protinus.nl

Telefoonnummer: 030-7440744

Verwerking van (persoons)gegevens door de exploitant van de vacaturesite

Algemene informatie

Deze vacaturesite wordt geëxploiteerd door Personio SE & Co. KG, een bedrijf dat een softwareoplossing voor HR- en sollicitatiemanagement aanbiedt (https://www.personio.com/legal-notice/). Data doorgegeven in het kader van je sollicitatie, worden met TLS-encryptie verstuurd en opgeslagen in een database. De enige verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 24 van de AVG is de onderneming die deze online sollicitatieprocedure uitvoert. Personio is slechts de exploitant van de software en deze vacaturesite en binnen deze context een verwerker zoals bedoeld in artikel 28 van de AVG. De verwerking door Personio vindt plaats op basis van een orderverwerkingsovereenkomst tussen de verwerkingsverantwoordelijke en Personio. Daarnaast verwerkt Personio SE & Co. KG verdere gegevens, waarvan sommige persoonsgegevens kunnen zijn, om zijn diensten te kunnen aanbieden, met name voor het beheer van deze vacaturesite. Hierop zullen we nader ingaan in de onderstaande bepalingen.

De verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München, Duitsland
Telefoon: +49 (89) 1250 1004
Vermelding in het handelsregister
Handelsregisternummer: HRA 115934
Kantongerecht: Amtsgericht München (Kantongerecht München)
Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming:privacy@personio.com

Toegangslogboekregistraties ('server logs')

Bij iedere toegang tot deze vacaturesite worden automatisch algemene protocolgegevens verzameld, ook wel server logs genoemd. Deze gegevens zijn over het algemeen gepseudonimiseerd, zodat deze niet herleidbaar zijn tot een bepaald persoon. Zonder deze gegevens zou het in sommige gevallen technisch onmogelijk zijn om de inhoud van de software te genereren of weer te geven. Bovendien is de verwerking van deze gegevens ook uit veiligheidsoverwegingen absoluut noodzakelijk, vooral als het gaat om het controleren van de toegang, invoer en verzending van gegevens evenals het opslagbeheer. Daarnaast kan deze anonieme informatie worden gebruikt voor statistische doeleinden en de verbetering van diensten en technologie. Bovendien kunnen de logbestanden achteraf worden gecontroleerd en geanalyseerd als een onrechtmatig gebruik van de software wordt vermoed. De rechtsgrond hiervoor is §25 lid 2 punt 2 van de Duitse Telemediawet (TDDDG). Over het algemeen worden gegevens zoals de domeinnaam van de website, de webbrowser en de browserversie, het besturingssysteem, het IP-adres evenals de timestamp van toegang tot de software verzameld. De omvang van dit logproces is niet groter dan dat wat gangbaar is op andere websites op het internet. Deze toegangslogs worden voor een periode van maximaal 7 dagen opgeslagen. Hiertegen kan geen bezwaar worden gemaakt.

Foutlogs (“error logs”)

Om fouten op te sporen en op te lossen worden zogenaamde foutlogs aangemaakt. Dit is strikt noodzakelijk om ervoor te zorgen dat we zo snel mogelijk op mogelijke problemen bij de weergave en uitvoering van de inhoud kunnen reageren (gerechtvaardigd belang). Deze gegevens zijn over het algemeen gepseudonimiseerd, zodat deze niet herleidbaar zijn tot een bepaald persoon. De rechtsgrond hiervoor is § 25 lid 2 punt 2 van de Duitse Telemediawet (TDDDG). Als er een fout wordt gemeld, worden algemene gegevens zoals de domeinnaam van de website, de webbrowser en de browserversie, het besturingssysteem, het IP-adres evenals de timestamp van het optreden van de betreffende foutmelding en/of -specificatie verzameld. Deze foutlogs worden voor een periode van maximaal 7 dagen opgeslagen. Hiertegen kan geen bezwaar worden gemaakt.

Gebruik van cookies

Op bepaalde delen van deze vacaturesite worden cookies gebruikt. Dit zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen op het apparaat waarmee je deze vacaturesite bekijkt. Over het algemeen worden cookies gebruikt om een veilige toegang tot een website te garanderen ('strikt noodzakelijk'), bepaalde functies zoals standaardtaalinstellingen uit te voeren ('functioneel'), ter verbetering van de gebruikerservaring of de prestatie van de website ('prestatie') of het plaatsen van doelgerichte reclame ('marketing'). Op deze vacaturesite gebruiken wij alleen cookies die strikt noodzakelijk, functioneel of prestatiegericht zijn, met name om bepaalde standaardinstellingen zoals taalinstellingen uit te voeren, om het wervingskanaal te bepalen of voor analyse van de prestatie van een vacature die tot het oproepen van deze vacaturesite door de gebruiker heeft geleid. Het gebruik van cookies is strikt noodzakelijk voor het leveren van onze diensten en dus voor het uitvoeren van het contract (artikel 6 lid 1 punt b) van de AVG). Opslagperiode: maximaal 1 maand of tot het einde van de browsersessie Recht van bezwaar: In je browserinstellingen kun je bepalen of je het gebruik van cookies al dan niet wilt toestaan. Wij willen je erop wijzen dat het deactiveren van cookies ertoe kan leiden dat bepaalde functies van deze vacaturesite maar in beperkte mate of helemaal niet kunnen worden gebruikt.

Rechten van betrokkenen

Als Personio SE & Co. KG als verwerker persoonsgegevens verwerkt, heb je als betrokkene volgens hoofdstuk III van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) afhankelijk van de rechtsgrond en het doel van de verwerking bepaalde rechten, in het bijzonder het recht van inzage (artikel 15 AVG), het recht op rectificatie (artikel 16 AVG), gegevenswissing (artikel 17 AVG), beperking van de verwerking (artikel 18 AVG) en overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) evenals het recht van bezwaar (artikel 21 AVG). Als de persoonsgegevens met jouw toestemming worden verwerkt, heb je volgens artikel 7 lid 3 van de AVG het recht om deze toestemming in te trekken. Om je rechten als betrokkene met betrekking tot de verwerking van gegevens die noodzakelijk zijn voor het beheer van deze vacaturesite op te eisen, kun je contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke van Personio SE & Co. KG (zie artikel B).

Slotbepalingen

Personio behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op ieder tijdstip aan te passen, om ervoor te zorgen dat deze te allen tijde voldoet aan de geldende wettelijke eisen of om deze aan te passen aan wijzigingen in de aangeboden diensten, bijvoorbeeld als nieuwe diensten worden geïntroduceerd. In dat geval geldt de nieuwe privacyverklaring voor alle bezoeken aan deze vacaturesite en alle sollicitaties die plaatsvinden na deze wijziging.